Alertas de Cobrança no InvoiceXpress

O InvoiceXpress disponibilizou uma nova versão dos Alertas de Cobrança, tornando o processo mais simples e eficiente para que possa lembrar os seus clientes de pagamentos pendentes.

O que são Alertas de Cobrança?

Um Alerta de Cobrança é um lembrete enviado por email aos seus clientes, solicitando o pagamento do saldo em aberto. No InvoiceXpress, pode configurar estes alertas de acordo com as suas preferências. Os Alertas de Cobrança ajudam a manter uma gestão financeira mais organizada e a reduzir a falta de cumprimento de obrigações dos seus clientes.

Como configurar os Alertas de Cobrança?

Para configurar os alertas, siga estes passos:

1. Aceda a "Preferências da Conta" no menu principal.

2. Selecione a opção "Alertas de Cobrança".

   

   Defina quais clientes receberão os alertas:

   • Todos os clientes por omissão.

   • Clientes específicos

     

     Escolha a condição para envio do alerta:

   • Sempre que existir um saldo vencido.

   • Sempre que existir um saldo em aberto.

     

     Defina a frequência do envio:

   • Semanal, Quinzenal ou Mensal.

   • Escolha o dia da semana e o período do dia (manhã ou tarde).

     

   • Personalize o email do alerta:
   • Edite o template do email com a informação que deseja enviar ao cliente.

   • Utilize variáveis dinâmicas para incluir informação personalizada sobre os clientes.

     

   • Visualize um preview do email que o cliente irá receber.

     

     
     
3. Guarde as alterações e o alerta estará pronto a ser enviado automaticamente.

Questões comuns:

❓Se configurar os alertas, quando vão ser enviados os primeiros emails?

A data de envio dos primeiros alertas depende do dia em que faz a configuração, do dia da semana selecionado e da frequência escolhida.

🔹 Exemplo com frequência semanal:

Se configurar os alertas numa sexta-feira e escolher que sejam enviados às segundas-feiras, os primeiros emails serão enviados na segunda-feira da semana seguinte.

Ou seja, há sempre um intervalo até ao próximo envio programado com base na configuração.

🔹 Exemplo com frequência quinzenal:

Se configurar hoje e escolher a segunda-feira como dia de envio, os primeiros alertas serão enviados daqui a 15 dias, à segunda-feira.

Mesmo que já existam clientes com saldos em aberto ou vencidos, os alertas só serão enviados na data que corresponde à frequência e dia definidos.

❓Como o cliente recebe o alerta?

O cliente receberá um email com a informação do saldo pendente e um link para aceder à lista de documentos em aberto.

❓Como desativar os Alertas de Cobrança?

Se não pretender enviar alertas para um cliente específico ou para todos os clientes, basta selecionar a opção "Não enviar".

As definições "Por omissão" afetam as configurações feitas por cliente?

Não. Se um alerta para um cliente específico já estiver definido, essa configuração será a que prevalece. As definições "Por omissão" apenas se aplicam a clientes que não tenham uma configuração específica.